Insourcing of outsourcing voor startups - wat is het beste voor jouw groei?

Hoe garandeer je als ondernemer de beste service voor je klanten, hou je zicht op de operatie én focus je op je bedrijfsdoelstellingen en -groei? Het is een vraag waar de meeste snelgroeiende bedrijven op een bepaald moment mee te maken zullen krijgen. Outsourcing kan de perfecte manier zijn om kwaliteit en service aan klanten te bieden, terwijl je personeel zich focust op taken met de grootste zakelijke impact. Wanneer is outsourcing de juiste keuze en zijn er voorwaarden om rekening mee te houden? Lees hieronder onze blog over insourcing of outsourcing voor startups.

Wat is het verschil tussen insourcing en outsourcing?

Laten we beginnen met de definities, want wat betekenen insourcing en outsourcing? Insourcing is het proces van het aannemen van een specialist binnen de operationele infrastructuur van de organisatie, met een (tijdelijk of vast) contract en bijbehorende werknemersvoordelen. Terwijl outsourcing het proces is van het inhuren van een externe organisatie/expert, die niet verbonden is aan het bedrijf, om specifieke taken uit te voeren.

Het belangrijkste verschil tussen insourcing en outsourcing is de wijze waarop werk, projecten en/of taken worden verdeeld tussen verschillende bedrijven en afdelingen voor strategische doeleinden. En de mate van contractuele verplichtingen ten opzicht van de persoon in kwestie.

Voordelen van outsourcing voor startups

Outsourcing kan tijdsbesparing en tijdsefficiënt met zich meebrengen. Wanneer je specifieke projecten of taken uitbesteedt, kan je personeel zich concentreren op de groei van het bedrijf. Elke minuut die je werknemers besteden aan iets dat ook kan worden uitbesteed, verlies je tijd en capaciteit die zij ook in aan de kerndoelen en groei van het bedrijf hadden kunnen besteden.

Schaalbaarheid

Een algemeen kenmerk van een startups is dat het een snel groeiend bedrijf is. Snelle groei gaat vaak gepaard met onzekerheid en risico’s en daarom kan het uitbesteden van specifieke taken voordelig zijn. Eén van de grootste voordelen van outsourcing voor startups is bijvoorbeeld de schaalbaarheid en flexibiliteit die het met zich meebrengt.

Het is gemakkelijk om het aantal uren van een externe specialist te verhogen en te verlagen. Vooral bij online marketingprojecten die kort en vooraf goed gedefinieerd zijn, is de schaalbaarheid van extra handjes nuttig. Outsourcing brengt ook het voordeel van expertise met zich mee, waarbij je profiteert van directe toegang tot talent en de beste specialisten in de markt. En die zijn tegenwoordig moeilijk te vinden. Het is meestal niet gemakkelijk om de juiste mensen aan te trekken wanneer je nog geen gevestigde/grote naam bent.

Nadelen van outsourcing voor startups

Als er meerdere voordelen zijn aan het uitbesteden van afgebakende taken aan getalenteerde specialisten, waarom zou je dan als bedrijf wel je eigen team opbouwen? Dat komt omdat outsourcing ook nadelen heeft en een aantal zaken verdienen dan ook enige nuance.

Minder controle

Eén nadeel aan het uitbesteden van werk aan een extern bureau, is bijvoorbeeld dat je als ondernemer minder controle hebt over de uitbestede zaken. Vooral zaken omtrent bedrijfsgroei wil je in huis houden om je merkidentiteit te beschermen. Ook opereren bureaus vaak vanaf externe locaties en volgen hun eigen processen. Dit kan een nadeel zijn als je waarde hecht aan je eigen ‘’way of work’’.

Minder betrokkenheid

Bovendien zijn werknemers loyaler aan je bedrijf dan externe bureaus, die vaak voor meerdere opdrachtgevers tegelijk werken en hun tijd en middelen over meerdere bedrijven moeten verdelen. Dat vraagt van beide partijen een zekere mate van efficiëntie in communicatie en tijdmanagement.

Kosten

In sommige gevallen kan outsourcing ook duurder zijn dan het aannemen van een interne expert. Stel je voor dat je enorme projecten van A-Z uitbesteedt die veel tijd en middelen kosten, dan is het op de lange termijn soms kosteneffectiever om intern een specialist aan te nemen.

Lees ook onze blog over best practices voor Search Advertising!

Wat doen andere startups?

Bijna tweederde van de B2B-bedrijven besteedt een deel van hun marketing uit. Bij zowel B2B als B2C startups wordt contentcreatie vanwege de tijdinvestering bij voorkeur uitbesteed – ruim 75% wordt overgelaten aan externe specialisten.

Vooral bedrijven met teams die uit meerdere mensen bestaan, kiezen ervoor om specifieke taken als design, content of online marketing taken uit te besteden. Als dit werk uit handen genomen wordt, kan het interne team zich meer op strategie en groei concentreren. Kleinere bedrijven daarentegen zullen minder snel uitbesteden en zullen liever één parttime of fulltime medewerker in dienst nemen met een breed scala aan vaardigheden, ook wel een generalist genoemd.

Vragen om jezelf te stellen als je outsourcing overweegt:

Overweeg je om bepaalde taken binnen je bedrijf uit te besteden?

Hier zijn een paar vragen die je jezelf kunt stellen:

Welke taken wil ik uitbesteden? Als het voornamelijk ondersteunend werk is, kan uitbesteden een goede optie zijn.
Welke taken moeten intern blijven? Denk aan klantrelaties, strategie, het welzijn van je personeel en productontwikkeling.
Wat is de verwachte tijdsinvestering aan beide kanten? Als het tijd en kosten bespaart ten opzichte van iemand aannemen, is outsourcing een goede optie.
Kan de bedrijfscontinuïteit worden gegarandeerd?
Kan flexibiliteit worden gegarandeerd? Bij outsourcing heb je een zekere mate van flexibiliteit in je organisatie nodig om er een succes van te maken.
Hoe beïnvloedt dit de bedrijfscultuur?
Is er een goede partner fit? Het helpt meestal als het bureau aansluit op je bedrijfsdoelen en -identiteit.
Wanneer is het outsourcing project een succes? Wanneer je een doel stelt op basis van budget en ROI, kun je het succes ervan tussendoor goed blijven beoordelen.

Dus, wanneer wél outsourcen?

Voor startups kan het verstandig zijn om outsourcing te integreren in de bedrijfsstrategie, zeker als ondersteunend werk uitbesteed wordt om de kwaliteit ervan te verhogen. Het biedt directe toegang tot talent en de beste specialisten in de markt. Outsourcing is het voordeligst wanneer het specifieke projecten en/of taken omvat. Ook kan het kosten besparen – vooral bij het uitbesteden van specifieke en duidelijk afgebakende taken aan externe experts. Dat kan een besparing op arbeids- en werkplekkosten opleveren. Ondertussen kunnen de vaste medewerkers zich concentreren op de groei van het bedrijf.

How to guarantee the best service and streamline operations, while keeping the focus on your business goals and growth as well? It is the debate most fast-growing companies will get to deal with at some point. Outsourcing could be the perfect way of achieving quality and consistent output to customers, while your workforce can concentrate on the biggest business impacts. So when is outsourcing the best way to move forward and are thereconditions to keep in mind? Yes, there are!

What is the difference between insourcing and outsourcing?

Let’s start with the definitions. Insourcing is the process of hiring a specialist within the operational infrastructure of the organization, with a (temporary or fixed) contract and company benefits. Whereas outsourcing is the process of hiring an outside organization that is not affiliated with the company to complete specific tasks. The main difference between insourcing and outsourcing is the methods in which work, projects or tasks are divided between various companies and departments for strategic purposes.

Pros of outsourcing for scale-ups

Every minute a business spends on something that could be outsourced – it’s losing time and capacity on core business goals that employees should focus on. Therefore, when outsourcing specific projects or tasks, it allows you and your workforce to keep focus on scaling the business.

A common characteristic of a scale-up is that it’s a fast growing company. Fast growth often pairs up with uncertainty and risks, which is why outsourcing specific tasks might be beneficial. For example, one of the biggest advantages of outsourcing for scale-ups is the scalability and flexibility that it brings. It’s easy to increase and decrease the hours of an external specialist. Especially in online marketing projects that can be short and well pre-defined, hence scalability of extra hands is useful. Outsourcing also brings the advantage of high expertise to the table, so you profit from direct access to talent and the best specialists in the market. Which are usually quite hard to find these days. It’s usually not easy to attract the right people when you are not yet established.

Also, you benefit from bestpractices from other clients they work with. Besides knowledge, agencies often already have certain tools and processes in place that you can tap into. In this way you don’t need to explore different options yourself but you can just hop on the fast-moving train. Another great benefit about outsourcing is the decrease of risks. You simply don’t need all specialties (full-time) throughout the year. Also it can be more cost-effective than hiring an in-house specialist. Especially when outsourcing specific predefined tasks to a skilled workforce in nearshore locations, they can operate more cost-efficiently in terms of labor and workplace costs.

Cons of outsourcing for scale-ups

So if there are tons of advantages to outsourcing predefined tasks to talented specialists, why do companies even bother to build their own team? Well, of course outsourcing also has disadvantages and a number of things deserve some nuance. For example, you have less control over outsourcing business to a third party. Especially business growth and the bigger business impacts are something you want to keep in-house in order to protect your brand identity. Also agencies often operate from external locations and follow their own processes. Remember that fast moving train, so it’s not for everyone or every task.

Employees will also influence the validation of your company in a positive way and they usually solely work for your company, whereas agencies also service others and need to divide their time and resources amongst multiple companies. That requires efficient time management and communication lines from both parties. Also in some cases, it could be more expensive than hiring an in-house expert. Imagine outsourcing enormous projects from A-Z that cost a lot of time and resources, in those cases it’s sometimes more cost-effective in the long run to hire an expert internally.

Also read our blog about best practices for Search Advertising!

What do other scale-ups do?

Nearly two-thirds of B2B companies outsource a portion of their marketing and almost half of B2C organizations outsource at least some content marketing activities. Especially scale-ups and bigger companies prefer to outsource a part of their business. Furthermore, of all activities that organizations choose to outsource, 75% outsource content creation. With both B2B and B2C scale-ups, content creation is preferred to be outsourced due to its time intensity. Especially companies with teams that consist of multiple people, outsourcing activities where you need a higher level of expertise, like a graphic designer or specific channels or event production, can help your team to focus more on their core competencies. Smaller companies on the other hand, are less likely to outsource and will prefer to hire one part-time or full-time employee with a wide range of skills (generalist).

Questions to ask yourself when considering outsourcing

Are you considering outsourcing specific tasks within your company? Here are a few questions you can ask yourself:

What tasks do I wish to outsource? If it’s mainly support work, outsourcing may be a good option
What tasks need to stay in-house? Usually keep client relationships, strategy, the wellbeing of your staff and product development in-house
What is the expected time investment on both sides? If it’s more time and costs efficient than hiring someone in-house, outsourcing is a good option
Can the business continuity be guaranteed?
Can the strong need for flexibility be guaranteed? With outsourcing you need a certain amount of flexibility in your organization to make it a success
How does this influence the company culture?
Is there a good partner fit? It usually helps if the agency fits your brand goals and identity
When is the outsourcing project a success? When setting a goal based on budget and ROI, you can determine its success at every step of the journey

For scale-ups it could be wise to integrate outsourcing into your business strategy. Especially if you outsource support work in order to increase quality standards. It provides direct access to talent and the best specialists in the market. Outsourcing is most beneficial when it includes specific projects and/or tasks. It will provide flexibility and reduce costs when implemented well because when outsourcing specific predefined tasks to a skilled workforce in nearshore locations, they can operate more cost-efficiently in terms of labor and workplace costs. Meanwhile, your workforce can concentrate on the biggest business impacts that continue to grow your business.

Insourcing of outsourcing voor startups – wat is het beste voor jouw groei?